Términos y Condiciones del Servicio G360 Workspace

Versión 2026-10-05 · Vigente desde el 5 de octubre de 2026

1. Partes y objeto

Estos Términos regulan el uso de G360 Workspace, software como servicio (SaaS) de G360co S.A.S., NIT 901967190, con domicilio en DG 3 NRO. 34 T02, Conjunto Cerrado Acqua Hills, Pereira, Risaralda, Colombia (“G360co”), por parte de la persona jurídica o natural que crea una cuenta o contrata el servicio (el “Cliente”), como una copropiedad sometida a la Ley 675 de 2001, una empresa o una administración.

El servicio comprende el ERP web y de escritorio, la app de residentes G360ph y los módulos contratados (contabilidad, facturación electrónica, nómina, propiedad horizontal, comunicaciones, entre otros). El alcance comercial (plan, número de licencias, precio y forma de pago) es el que figure en la propuesta, orden de servicio o plan contratado.

El Anexo de transmisión de datos personales y la lista de subencargados hacen parte de estos Términos.

2. Aceptación y nuevas versiones

• La persona que crea la cuenta declara tener facultades para obligar al Cliente y acepta estos Términos marcando la casilla obligatoria del registro.
• G360co conserva prueba de la aceptación: versión, fecha y hora, usuario, correo, dirección IP y navegador.
• Si G360co publica una nueva versión, el propietario o administrador de la cuenta debe aceptarla al iniciar sesión para continuar usando el servicio. Si no la acepta, puede solicitar la cancelación y exportar sus datos según la sección 10.

3. Cuenta, usuarios y licencias

• El Cliente administra sus usuarios, perfiles y permisos, y responde por las acciones realizadas con sus credenciales.
• Los usuarios del ERP consumen licencias concurrentes según el plan. Los usuarios de la app de residentes no consumen licencia.
• El Cliente debe mantener sus credenciales en reserva y avisar a G360co de cualquier uso no autorizado.

4. Datos del Cliente y protección de datos personales

• El Cliente es el Responsable del Tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 3) de los datos personales que carga o genera en la plataforma: residentes, propietarios, arrendatarios, visitantes, empleados, contratistas, proveedores, clientes y usuarios.
• G360co actúa como Encargado del Tratamiento y trata esos datos solo para prestar el servicio y según las instrucciones del Cliente, en los términos del Anexo de transmisión.
• G360co es Responsable únicamente de los datos de contacto y facturación de sus propios clientes, prospectos, proveedores y empleados, según su Política de Tratamiento.
• Los datos del Cliente son del Cliente. G360co no los vende, no los usa para fines propios ni los comparte salvo con sus subencargados o por orden de autoridad competente.

5. Obligaciones del Cliente

• Contar con autorización de los titulares u otra base legal para los datos que carga, y entregarles el aviso de privacidad correspondiente.
• Tener su propia política de tratamiento y atender las consultas y reclamos de los titulares (G360co le asistirá técnicamente).
• Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando la ley se lo exija.
• Conservar sus libros, comprobantes y soportes por los plazos legales (por ejemplo, Código de Comercio art. 60, Ley 962 de 2005 art. 28 y Estatuto Tributario arts. 632 y 714). G360 Workspace no es un servicio de archivo legal: el Cliente debe descargar y conservar su información antes de la supresión definitiva.
• Usar el servicio de forma lícita y no cargar contenido que infrinja derechos de terceros.

6. Seguridad, disponibilidad y backups

• La información de cada Cliente se guarda en un espacio de base de datos separado. La comunicación viaja cifrada (TLS) y el acceso se controla por perfiles.
• G360co realiza copias de seguridad técnicas cifradas (AES-256-GCM) para continuidad del servicio: copias diarias conservadas 14 días y copias manuales conservadas 60 días.
• Las copias de seguridad sirven para recuperar el servicio ante fallas; no son un archivo histórico a disposición del Cliente ni sustituyen sus obligaciones de conservación.
• G360co procura alta disponibilidad, pero no garantiza un servicio ininterrumpido, especialmente cuando dependa de terceros (proveedores de nube, DIAN, WhatsApp, internet).

7. Acceso del personal de G360co

Solo el personal de G360co autorizado expresamente como operador puede descargar, restaurar o eliminar copias de seguridad, o generar una exportación en nombre del Cliente. Cada una de esas acciones exige registrar un motivo y queda en un registro de auditoría. El personal accede a los datos del Cliente solo para soporte, continuidad del servicio, solicitud del Cliente o requerimiento legal, y está sujeto a confidencialidad.

8. Exportación y portabilidad de datos

El propietario o administrador puede descargar en cualquier momento, desde Configuración → Exportar datos, un archivo con la información de su cuenta en formatos abiertos (CSV y Excel), que incluye:

• Maestros (terceros, plan de cuentas, censo de propiedad horizontal y otros) en formatos reimportables, y todas las tablas de negocio.
• Adjuntos y documentos cargados.
• Facturas electrónicas: XML firmado, respuesta de la DIAN (ApplicationResponse), AttachedDocument y representación gráfica en PDF.
• Libros contables por año: libro diario, libro mayor y balances, y balance de prueba.

Por seguridad, la exportación excluye credenciales, contraseñas, tokens y claves de integraciones.

9. Suspensión

G360co puede suspender la cuenta por mora en el pago, incumplimiento de estos Términos, riesgo de seguridad u orden de autoridad, avisando al Cliente cuando sea posible. Durante la suspensión la cuenta queda en modo restringido: el propietario y los administradores pueden iniciar sesión, consultar el estado de la cuenta y descargar sus datos, pero no operar los módulos. La suspensión no borra datos.

10. Cancelación, devolución y supresión de datos

1. Cancelación. El propietario o un administrador puede solicitar la cancelación en cualquier momento desde el ERP en Herramientas → Exportar mis datos. El personal de G360co revisa y aprueba o rechaza la solicitud en la Plataforma SaaS (mismo flujo de revisión que la habilitación inicial). También puede escribir a comercial@g360co.com. G360co puede cancelar por las causas de la sección 9 que no se subsanen o al terminar la relación comercial.
2. Plazo para exportar. Desde la cancelación, la cuenta queda en modo restringido durante 60 días. En ese periodo el propietario y los administradores pueden iniciar sesión y descargar todos sus datos (sección 8). La fecha de supresión se muestra en pantalla.
3. Avisos. G360co envía un correo al propietario y a los administradores al cancelar la cuenta, 30 días antes y 7 días antes de la supresión, con el enlace para descargar los datos.
4. Supresión definitiva. Al vencer el plazo, G360co genera y verifica una copia final cifrada y luego elimina de forma permanente la base de datos, los adjuntos y los registros de la cuenta en la plataforma.
5. Copia final. La copia final se conserva 60 días después de la supresión, solo para atender reclamaciones, requerimientos de autoridad o una solicitud expresa del Cliente de recuperar la cuenta. Vencido ese plazo se elimina y la información ya no se puede recuperar.
6. Conservación legal. La conservación de libros, soportes y facturas durante los plazos legales es responsabilidad del Cliente. G360co no responde por información que el Cliente no haya descargado antes de la supresión.

11. Supresión de datos de un titular y copias de seguridad

Cuando el Cliente, como Responsable, decide suprimir los datos de un titular, la supresión se ejecuta en la plataforma en producción. Las copias de seguridad no se editan individualmente: los datos desaparecen de ellas cuando cada copia vence según la sección 6. G360co lleva un registro de las supresiones ejecutadas a su cargo y, si restaura una copia anterior a una supresión, la vuelve a aplicar tan pronto termina la restauración.

12. Incidentes de seguridad

Si G360co detecta un incidente que afecte datos del Cliente, le informará sin dilación indebida, con la información disponible sobre lo ocurrido, los datos afectados y las medidas adoptadas, para que el Cliente pueda cumplir su deber de reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio y, si corresponde, informar a los titulares.

13. Subencargados

El Cliente autoriza a G360co a usar los proveedores publicados en la página de subencargados. G360co les exige obligaciones de protección de datos equivalentes a las del Anexo de transmisión. Los cambios se publican en esa página con al menos 15 días calendario de antelación, salvo urgencias de seguridad o continuidad. Si el Cliente tiene una objeción razonable y no se encuentra una alternativa, puede terminar el servicio sin penalidad y exportar sus datos según la sección 10.

14. Propiedad intelectual

El software, la marca, las interfaces y la documentación son de G360co. El Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible mientras el servicio esté vigente. El Cliente conserva todos los derechos sobre sus datos.

15. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley colombiana, G360co no responde por daños indirectos o lucro cesante, ni por fallas atribuibles a terceros o a información cargada por el Cliente, salvo dolo o culpa grave. La responsabilidad total de G360co se limita al valor pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origine.

16. Modificaciones

G360co puede actualizar el servicio y estos Términos. La versión vigente se publica en g360co.com/terminos y g360workspace.com/terminos, y los cambios requieren aceptación según la sección 2.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán a los jueces competentes de Pereira, Risaralda, salvo norma imperativa en contrario.

18. Contacto

Comercial y soporte: comercial@g360co.com · Privacidad: privacidad@g360co.com · Teléfono y WhatsApp: +57 320 610 3438